第一章  总  则

第一条  为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和教育部、国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》，结合本院实际，制定本细则。

第二条  本细则所称的档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条　档案工作是学院重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入学院整体发展规划。

第四条　学院档案工作受江苏省教育厅管理，在业务上受江苏省档案局指导、监督和检查。

第五条　学院档案工作由院长领导，其主要职责是：

 (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

 (二)将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；

 (三)建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

 (四)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

 第二章　机构设置与人员配备

 第六条　按照国家有关规定，根据学院实际条件，设立院综合档案室，隶属院长办公室领导。

 第七条　综合档案室是集中保存和提供利用学院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

 第八条　综合档案室的管理职责是：

 (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

 (二)拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

 (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

 (四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

 (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

 (六)开展档案的开放和利用工作；

 (七)开展学院档案工作人员的业务培训；

 (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，创建爱国主义教育基地，充分发挥档案的文化教育功能；

 (九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

 第九条　综合档案室设主任一名。综合档案室主任应当具备以下条件：

 (一)热心档案事业，具有中高级以上档案专业技术职务任职经历；

 (二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

 (三)年富力强，身体健康。

 第十条　根据本院档案机构保管的档案数量和工作任务，学院为综合档案室配备一定数量的专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制。

 第十一条　综合档案室专职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

 第十二条综合档案室专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

 第十三条对综合档案室长期接触有害物质档案的专职档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇， 并可以按照有关规定予以补助。

 第三章　档案管理

第十四条　建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。

第十五条实行纸质文件材料和电子文件材料同步归档管理。文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括学院党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；省委、省委组织部、省交通厅党组、省教育厅工委等上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；省委、省委组织部、省交通厅党组、省教育厅工委等上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)出版物类：主要包括学院编辑出版的学报的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(九)外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；开展校际交流、中外合作办学的材料等。

(十)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

第十六条实行形成单位、课题组整理立卷的归档制度，具体分工按照本院《关于进一步加强学院档案工作的通知》（交院办〔2005〕18号）有关规定执行。学院各部门负责档案工作的人员应根据归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员，按照归档文件材料的自然形成规律，及时做好包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式的归档文件材料的分类、排列、组卷、编制件（或页）号、制作归档（或卷内）文件目录等系统整理。

在各部门教学、科研和管理等人员完成归档文件整理后，所在部门负责档案工作的人员要负责检查，经检查合格后再向综合档案室移交。

第十七条　归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

 第十八条　归档文件材料的归档时间为：

 (一)党群类、行政类、学生类、教学类、出版物类、外事类、财会类等各类应归档文件材料应当在次年度6月底前归档；

 (二)科研类应归档文件材料应当在项目完成后两个月内归档；

 (三)基建类应归档文件材料应当在项目完成后两个月内归档；

 (四)仪器设备类随机技术文件及接收中产生的应归档文件材料在开箱验收后随时归档，在维修和改进工作中产生的应归档文件材料应当在相关工作完成后两个月内归档。

 第十九条　综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

 第二十条　综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

 第二十一条　综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

 第二十二条　学院档案由综合档案室保管。在国家需要时，应当按照国家有关规定，向有关国家综合档案馆提供所需的档案原件或者复制件。

 第二十三条　学院与其他单位分工协作完成的项目，综合档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学院综合档案室保存。

 第二十四条　学院中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

 综合档案室对于与学院有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

 第二十五条　综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向院长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

 第二十六条　综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

 第四章　档案的利用与公布

 第二十七条　综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。

 属下列情况之一者，不对外公布：

 (一)涉及国家秘密的；

 (二)涉及专利或者技术秘密的；

 (三)涉及个人隐私的；

 (四)档案形成单位规定限制利用的。

 第二十八条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

 第二十九条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门批准。

 第三十条　综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经综合档案室负责人批准。

 第三十一条　学院档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

 第三十二条综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，综合档案室应当无偿和优先提供。

 第三十三条　寄存在综合档案室的档案，归寄存者所有。综合档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

 第三十四条　综合档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请院长批准。

 第三十五条综合档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。条件许可的情况下，可在文秘、管理等相关专业的高年级开设档案管理选修课。

 第五章　条件保障

 第三十六条　学院应当将档案工作所需经费列入预算，保证档案工作的需求。

 第三十七条　学院应当为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

 存放涉密档案应当设有专门库房。

 存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

 第三十八条　学院应当设立专项经费，为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

 第六章　奖励与处罚

 第三十九条　学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

 (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

 (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

 (三)将重要的或者珍贵的档案捐赠给综合档案室的；

 (四)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

 第四十条　有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

 (一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

 (二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

 (三)涂改、伪造档案的；

 (四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

 (五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

 (六)其他违反档案法律法规的行为。

 第七章　附则

 第四十一条　本细则适用于学院各部门、院系和专业。

 第四十二条　学院各部门、院系和专业可以根据本细则制订相关制度和规定。

 第四十三条　本细则自2009年 7月 1日起施行。