1、凡是在本院及各部门党群工作、行政管理、教学管理、财务管理、人事管理、科学研究、基本建设和设备管理等各项工作中形成的、应当立卷归档的文件材料，必须按照规定，定期向学院综合档案室或部门档案工作人员移交，集中保管，任何个人不得据为己有。

2、本院党群工作和行政管理等工作中形成的综合性文件材料由院长办公室综合档案室负责立卷归档，教学管理工作中形成的文件材料由教务处负责立卷归档，财务管理工作中形成的文件材料由财务处负责立卷归档，科学研究、基本建设和设备管理等工作中形成的文件材料由各相关职能部门按分工，分别负责立卷归档。由两个以上部门共同形成的文件材料, 由主要职能部门负责立卷归档，其他部门应予配合。

3、本院各部门必须在每年年底至次年3月底前，按照院长办公室档案室制订的文件材料归档范围，将本年度党群工作和行政管理等工作中形成的、应当立卷归档的的综合性文件材料，集中移交院办档案室。

4、本院教职员工因公外出开会、参观或出国考察，回校后均应将带回的应当立卷归档的文件材料移交院长办公室档案室，经院长办公室分管档案工作的主任及档案室负责人签署意见后，方可到财务处办理报销手续。

5、认真贯彻执行“五把关”、“三参加”和“四同步”等制度，本院及各部门重大教学活动、重要会议、成果鉴定、基建项目验收、重要仪器设备开箱验收，均应通知院长办公室档案室和相关部门档案工作人员参加，及时收集文件材料，保证文件材料的齐全、完整。

6、立卷归档的文件材料必须保持成套性、完整性，真实性，符合书写格式标准，字迹端正，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水，保证立卷归档文件材料的质量。

南京交通职业技术学院